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合同管理制度
 
 
合同簽訂、履行、變更和解除制度
時間:2018-04-17
  

一、合同簽訂管理

1、合同承辦人簽約前必須對對方主體資格、代理身份、代理資格、履約能力及合同可行性進行審查,并收集整理相關資料,以備合同評審機構進行評審。

2、訂立合同的主體,必須是法人或者是取得營業執照的非法人經濟組織。公司內各單位的業務部門不得以本部門的名義或擅自以公司其他單位、部門的名義對外簽訂合同。嚴禁其他公司或個人所辦各類企業以本公司及下屬單位的名義對外簽訂合同。

3、公司對外簽訂合同,應由其法定代表人或法定代表人授權的代理人進行。未經授權,任何人不得以公司名義對外簽訂合同。

4、嚴禁將合同業務介紹信轉借其他單位或個人使用。介紹信的存根應當保存五年,以備核查。

5、簽訂合同必須貫徹“平等互利、協商一致、等價有償、擇優簽約”的原則。

6、除及時清結者外,合同應當采用書面形式,合同文本國家或省已經發布示范文本的,應當采用合同示范文本。采用合同示范文本時,可以根據所訂合同的具體情況依法作出補充約定。合同文本沒有示范文本的,可使用公司自行制定或指定的文本,在文本中不得含有對合同對方當事人不公平、不合理的合同格式條款。

7、公司及所屬各單位的合同都應按統一規則編號。

8、合同及其有關的書面材料,應當語言規范,字跡(符號)清晰,條款完整,內容具體,用語準確、無歧義。

9、訂立合同,必須完備合同條款。合同條款一般包括當事人的名稱或者姓名和住所,標的,數量和質量,價款和報酬,履行的期限、地點和方式,違約責任及解決爭議的方法等。

10、訂立依法可以設定擔保或者對對方當事人的履約能力沒有把握的合同,應當要求對方當事人依法提供保證、抵押、留置、定金等相應形式的有效擔保。

對方當事人提供的保證人,必須是法律許可的具有代為清償債務能力的法人、其他組織或者自然人。對對方當事人的保證人的主體資格和清償債務能力要參照本制度的規定進行審查。

11、對外簽訂合同,要明確選擇糾紛管轄地,并力求選擇本公司所在地仲裁機構或法院。

12、法定代表人或合同承辦人應當親自在合同文本上簽名蓋章。合同文本上必須注明合同雙方的單位名稱、地址、聯系人、電話、銀行賬號等信息。

13、簽訂合同,應當加蓋單位的合同專用章。嚴禁在空白合同文本上加蓋合同專用章。

14、訂立依法應當辦理批準、登記、鑒證、公證等特別程序的合同時,應當依法辦理特別手續。

15、合同文本及復印件由合同信用管理機構、財務部、具體業務部門等部門分存,其中原件由合同信用管理機構留存。

16、任何人對外簽訂合同,都必須以維護公司合法權益和提高經濟效益為宗旨,決不允許在簽訂合同時假公濟私、損公肥私、謀取私利,違者依法嚴懲。

二、合同履約管理

1、法定代表人全面負責合同的履行。合同承辦單位、部門和人員具體負責其訂立合同的履行。新任法定代表人應當繼續履行前任法定代表人依法訂立的合同。

2、合同訂立后,應及時、準確地將合同傳遞到生產、經營、財務等有關單位,以便銜接生產、運輸、結算等環節,形成履行合同的保障體系。

3、在履行合同過程中,根據情況的變化,應當對對方當事人的履行能力進行跟蹤調查。如發現問題,合同承辦人要及時處理,必要時經單位負責人同意,可現場考核合同標的情況和對方當事人的履約能力。

4、接收標的必須經過嚴格的驗收或商檢程序。對不符合合同約定標準的標的物應在法定期限內及時提出書面異議。

5、合同結算必須通過本單位財務部門進行。對合法有效的合同,財務部門必須在合同約定的期限內結算。對未經合法授權或超權限簽訂的合同,財務部門有權拒絕結算。

6、凡與合同有關的來往文書、電報、電傳、信函、電話記錄都應作為履約證據留存。妥善保存與履約有關的收付憑證,做好履約記錄。收到對方通過郵遞方式傳送的與合同有關的法律文書時,應當連同信封一并收存。通過郵遞方式傳送與合同有關的法律文書時,必須使用掛號信函,并保存郵局收據、回執備案。

7、合同信用管理機構、財務部、具體業務部門應及時掌握合同履行情況,發現問題及時匯報或處理。合同信用管理機構應根據合同編號及時建立合同臺賬。

8、合同履行完畢的標準,應以合同條款或法律規定為準。沒有合同條款或法律規定的,一般應以物資交清、工程竣工并驗收合格、價款結清、無遺留交涉手續為準。

三、合同的變更和解除

1、變更、解除合同,必須符合《中華人民共和國合同法》規定。

2、合同的變更與解除由合同承辦人以書面形式報合同信用管理機構審核,批準后,盡快與對方簽訂變更或解除協議。

3、變更、解除合同,最好采用書面形式(包括當事人雙方的信件、函電、傳真等)。對方當事人作為款物接收人而要求變更接收人時,必須有書面變更協議。嚴禁未取得對方當事人的書面材料而憑口頭約定向已變更的接收人發貨或付款。

4、合同變更、解除后應及時將變更、解除的內容通知公司有關部門。經過鑒證或登記的合同變更、解除后,應及時將變更、解除合同的有關資料送原鑒證或登記部門備案或變更登記。

5、遇有不可抗力或者其他原因無法履行合同時,應當及時收集有關證據,并立即以書面形式通知對方當事人,同時積極采取補救措施,減少損失。

6、發現對方當事人不履行或不完全履行合同時,合同承辦人應當催促對方當事人采取有效補救措施,收集、保存對方當事人不履行合同的有關證據,及時向合同信用管理機構報告。

7、我方當事人因故變更或解除合同,應當及時以書面形式通知對方當事人,說明變更或解除合同的原因和請求對方書面答復的期限,盡快與對方當事人達成變更或解除合同的協議。

8、因變更、解除合同而使當事人的利益遭受損失的,除法律允許免責的以外,均應承擔相應的責任,并在變更、解除合同的協議書中明確規定。

9、合同變更、解除的文書(包括當事人雙方的信件、函電、傳真等)均是合同的組成部分,合同承辦人應妥善保管并將其交給合同信用管理員一并隨合同歸檔。合同變更后,合同編號不予改變。


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