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合同管理制度
 
 
合同檔案與客戶信用檔案管理制度
時間:2018-04-17
  

1、建立完整的合同檔案。檔案資料包括以下內容:

(1)談判記錄、可行性研究報告和報審及批準文件;

(2)對方當事人的法人營業執照、營業執照、事業法人執照的副本復印件;

(3)對方當事人履約能力證明資料復印件;

(4)對方當事人的法定代表人或合同承辦人的職務資格證明、個人身份證明、介紹信、授權委托書的原件或復印件;

(5)我方當事人的法定代表人的授權委托書的原件和復印件;

(6)對方當事人的擔保人的擔保能力和主體資格證明資料的復印件;

(7)雙方簽訂或履行合同的往來電報、電傳、信函、電話記錄等書面材料和視聽材料;

(8)登記、鑒證、公證等文書資料;

(9)合同正本、副本及變更、解除合同的書面協議;

(10)標的驗收記錄;

(11)交接、收付標的、款項的原始憑證復印件。

2、公司所有合同都必須按部門編號。合同信用管理機構負責建立和保存合同管理臺帳。

3、合同承辦人辦理完畢簽訂、變更、履行及解除合同的各項手續后一個月內,應將合同檔案資料移交合同信用管理員。合同信用管理員對合同檔案資料核實后一個月內移交檔案室歸檔。

4、建立合同檔案借閱手續,公司各部門因工作需要借閱合同檔案的,須經合同信用管理機構負責人簽字同意,方可借閱。

5、借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料,違者追究相關當事人的責任。

6、合同檔案密級為機密的,任何人不得擅自將合同對外公開,違者追究相關當事人的責任。

7、公司各部門應于每年的一月十日和七月十日前將本公司管轄范圍內上年度和本年度上半年的合同統計報表報送公司合同信用管理機構。

8、建立完整的客戶信用資料,包括客戶信用申請表、客戶調查表、客戶信用審批表、回復客戶的標準函、客戶信用表單、授信資料、年度評價報告等,并附客戶概況、付款習慣、財務狀況、商賬追討記錄、往來銀行、經營狀況等調查原始資料。

9、客戶信用檔案的查閱需填寫查閱申請單標明查閱人、查閱客戶名稱、查閱用途,由檔案管理員填寫借閱時間、歸還日期。信用檔案的缺失以及涉及商業秘密內容的泄漏要追究相關當事人的責任。

10、配備大專以上學歷,具有數據庫檢索服務的能力和經驗的人員專(兼)職檔案管理員。


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